仕事のメールについては、昔からかなりいろいろ試してきました。
フォルダ分け、単語登録、通知を切る、返信する時間を決める。ツールも働き方も変わりましたが、いま振り返ると、残った考え方は意外とシンプルです。
メールをきれいに管理することより、仕事のボールを自分で持ち続けないこと。これが一番大事だと思っています。
返信は「文章を書く作業」ではなく、仕事を前に進める作業
メールを開いたとき、「ちゃんとした文章を書かなければ」と考えると返信が重くなります。
でも、本当に必要なのは文章の美しさではなく、相手が次に動ける情報です。
たとえば、すぐ答えが出ないときでも、
- 確認するので少し待ってほしい
- まずこの方向で進めてほしい
- この人に確認してほしい
- ここまでは分かっている
くらいは返せることがあります。
自分が調べ終わるまで全員を待たせるより、分かっている範囲でボールを返した方が、仕事全体は進みやすいです。
定型文は、考えずに出せるようにする
昔から単語登録をかなり使っていました。
挨拶や定型的な言い回しは、毎回ゼロから入力する必要がありません。頻繁に使う文章を登録しておけば、考えるべきなのは本文だけになります。
登録数そのものを増やすことが目的ではなく、頭を使わなくていい部分に頭を使わないための工夫です。
受信箱を細かく分類しすぎない
以前はメールの分類方法にもかなりこだわっていましたが、細かいフォルダを作りすぎると「どこに入れるか」を考える時間が増えます。
自分に合っていたのは、処理が必要かどうかが分かる程度のシンプルな管理でした。
あとから探すときは検索を使う。メールボックスを資料庫として完璧に整理するより、未処理の仕事が見えることを優先します。
通知に反応し続けない
メールが届くたびに通知を見ていると、いまやっている仕事が何度も中断されます。
急ぎの連絡を取りこぼせない仕事もあるので一律には言えませんが、少なくとも「通知が来たから反射的に開く」は減らしたい。
自分でメールを見るタイミングを決めるだけでも、集中はかなり戻りやすくなります。
結局、「自分が止めている仕事」を減らしたい
メールでもチャットでも同じですが、自分のところで返事が止まっていると、相手の仕事も止まります。
全部を自分で解決してから返そうとせず、必要なら人に渡す。方向だけ示して進めてもらう。分からないなら分からないと伝えて、一緒に調べる。
仕事を速くするというと、自分の作業速度ばかり考えがちですが、実際にはチーム全体の待ち時間を減らすことの方が効く場面が多いと思っています。
