資料を作る前に、PowerPointを開かない

仕事をしていると、資料作成にはかなり時間を使います。

以前の僕は「資料を作って」と言われると、まずPowerPointを開いていました。でも、いきなりスライドを作り始めるほど、途中で話が迷子になりやすい。

いまでも資料作成で大事だと思っていることを、3つに整理します。

1. まず「誰に、何をしてもらう資料か」を決める

「会議で使うから」「上司に頼まれたから」は、資料を作る目的ではありません。

資料の先には必ず相手がいて、その人に何かを理解してもらい、判断したり行動したりしてもらうはずです。

だから最初に考えるのは、たとえば次のようなことです。

ここが曖昧なままPowerPointを開くと、情報は多いのに結論が分からない資料になりやすいです。

目的が決まったら、次はスライドではなくメモを作ります。

箇条書きでも紙でも構いません。「伝えたいこと」「根拠」「相手が疑問に思いそうなこと」を一度外に出します。

僕は『ゼロ秒思考』のメモ書きに影響を受けて、まず書き出してから順番を入れ替えるやり方をよく使っていました。

この段階なら、話の順番を変えるのも、いらない要素を消すのも簡単です。

構成が決まってから、ようやくPowerPointを開きます。

このときも、毎回ゼロからデザインや図を作らず、過去の自分やチームの資料から使える構成を探します。

ただし、昔の資料をそのままコピーするのではなく、「今回の相手と目的に合っているか」は必ず見直します。流用するのは見た目や型であって、思考まで流用してはいけません。

資料作成の速さは、PowerPointのショートカットを覚えることだけでは上がりません。

誰に何を伝えるかを決め、材料を出し、順番を作る。その後でスライドにする。

「資料を作る前にPowerPointを開かない」。昔書いた記事を読み返しても、これは今も残しておきたい仕事のルールです。