インフラエンジニアの時間術。仕事を回すために決めてきたこと

仕事をしていると、メール、資料作成、調査、打ち合わせ、確認など、複数のタスクを並行して進める必要があります。

インフラエンジニアとして仕事をしてきて、細かい時間管理のテクニックよりも、「仕事を自分のところで止めない」ことの方が重要だと感じています。今も意識していることをまとめます。

最初から100点を目指さない

資料作成や調査では、最初から100点を目指さないようにしています。

自分一人で完成度を上げようとすると、その分だけレビューが遅くなります。ある程度形になった段階で一度見てもらえば、方向が違っていた場合も早めに修正できます。

時間をかけて完成させた後に、そもそも求められていたものと違ったと分かることもあります。

最初から完成させようとするより、早めにレビューへ出して方向を合わせた方が、結果として仕事は進みやすいです。

複数の仕事を同時に進めると、頭の切り替えが増えます。

メールを書いている途中で資料を開き、資料を作っている途中で別の調査を始めると、どれも中途半端になりやすくなります。

インフラの仕事でも、障害調査をしながら別の資料を作る、といった切り替えはできるだけ避けています。

割り込みを完全になくすことはできませんが、自分でコントロールできる範囲では、一つずつ終わらせるようにしています。

メールでも意識しているのは、自分のところで仕事を止めないことです。

問い合わせに対して、すべて調べ終わってから回答しようとすると、その間は相手を待たせることになります。

すぐ答えられるものは返す。自分では判断できないものは分かる人に確認する。調査に時間がかかる場合は、まず状況だけでも返しておく。

全部解決してから返信する必要はありません。

これはメールに限った話ではなく、仕事全般で意識しています。自分がボールを持ち続けないようにすることで、チーム全体の待ち時間を減らせます。

仕事中に調べたことや考えたことは、できるだけメモだけで終わらせないようにしています。

資料に使う内容なら資料へ、手順書に必要なら手順書へ、誰かに伝える内容ならメールやチャットへ移します。

メモに情報をため続けると、後で改めて整理する作業が必要になります。使う場所が決まっている情報であれば、早めに最終的な場所へ移した方が効率的です。

自分にも関係してきそうな案件は、必要になってから初めて調べるのではなく、少し早めに情報を確認するようにしています。

関連する会議に参加する、資料を読んでおく、詳しい人に確認する、といった程度です。

すべてを把握しておく必要はありませんが、概要を知っているだけでも、実際に自分の担当になったときに動きやすくなります。

やることを頭の中だけで覚えておこうとすると、それだけで負荷がかかります。

そのため、覚えておく必要があるものはタスクやメモに書き出します。頭の中に残しておくものを減らすだけでも、目の前の作業には集中しやすくなります。

時間術というと、限られた時間の中でどれだけ多くの仕事を処理するかという話になりがちです。

自分の場合は、作業量を増やすことよりも、仕事を滞留させないことを意識しています。

最初から完成を目指さず早めにレビューへ出す。タスクはできるだけ一つずつ処理する。自分のところで仕事を止めない。必要な情報は早めに確認する。覚えておく必要があるものは外に出す。

今もこのやり方を続けています。